Что бы не было проблем при сдаче документов составляешь опись переданных документов и требуешь что бы сотрудник принявший расписался и поставил печать. Ну а потом напоминаешь про 2 недели с момента сдачи документов и что все даты зафиксированы.
P.S. незнаю где ставить запятые в первом предложении :)